Was kostet eine WEG-Verwaltung im Siegerland?

Zwei Angebote, zwei Preise, vierzig Prozent Unterschied – und trotzdem lässt sich nicht sagen, welches das günstigere ist. Denn beim Verwalterhonorar entscheidet nicht der Betrag je Einheit, sondern was darin enthalten ist. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die Vergütung zusammensetzt, warum kleine Gemeinschaften je Einheit mehr zahlen und wie Sie Angebote in eine tatsächlich vergleichbare Form bringen.

Wie sich die Verwaltervergütung zusammensetzt

Praktisch jedes Angebot besteht aus drei Bausteinen. Wer nur den ersten vergleicht, vergleicht nichts.

1. Das Grundhonorar. Ein monatlicher Betrag je Sondereigentumseinheit, häufig ergänzt um niedrigere Sätze für Garagen und Stellplätze. Es deckt die laufende Verwaltung ab: Hausgeldeinzug, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr, Beschlussumsetzung, Beschluss-Sammlung, Vertrags- und Versicherungsverwaltung, Erreichbarkeit im Tagesgeschäft.
2. Das Mindesthonorar je Objekt. Immer häufiger anzutreffen, und wirtschaftlich nachvollziehbar: Der Aufwand für eine Versammlung, eine Abrechnung und einen Jahresabschluss ist bei acht Einheiten kaum geringer als bei achtzehn. Ohne Mindesthonorar rechnen sich kleine Gemeinschaften für keine Verwaltung – was genau der Grund dafür ist, dass viele Anbieter sie gar nicht mehr annehmen.
3. Sonderleistungen. Alles, was nicht regelmäßig anfällt und nicht jede Gemeinschaft betrifft. Typischerweise:
   • außerordentliche Eigentümerversammlungen
   • Betreuung größerer Erhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen (marktüblich als Prozentsatz der Bausumme)
   • gerichtliches Mahnverfahren gegen säumige Eigentümer
   • Begleitung von Beschlussanfechtungsverfahren
   • Bearbeitung eines Eigentümerwechsels
   • Bescheinigungen nach § 35a EStG
   • Sondereigentumsverwaltung für vermietende Eigentümer

Diese Liste ist der eigentliche Preisunterschied zwischen zwei Angeboten. Ein niedriges Grundhonorar mit langer Sonderleistungsliste ist regelmäßig teurer als ein höheres Grundhonorar mit knappem Katalog.

Die Marktlage – warum die Preise steigen

Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland erhebt jährlich die wirtschaftlichen Kennzahlen der Branche. Die Entwicklung der letzten Jahre lässt sich knapp zusammenfassen:

• Für das laufende Jahr planten WEG-Verwaltungen im Bestand Preisanpassungen von durchschnittlich rund zwölf Prozent, bei kleinen Objekten von bis zu etwa siebzehn Prozent.
• Über vier von zehn Verwaltungen haben eine Mindestgröße eingeführt, unterhalb derer sie keine Gemeinschaft mehr übernehmen.
• Rund vierzehn Prozent nehmen grundsätzlich keine neuen WEG mehr an.
• Etwa sieben von zehn Verwaltungen bezeichnen sich als personell überlastet.

Die Ursachen liegen offen: Der Katalog gesetzlicher Pflichten ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen, die Anforderungen an Qualifikation und Dokumentation ebenfalls, und qualifiziertes Personal ist knapp und teuer geworden. Der VDIV weist zugleich darauf hin, dass verwalterlose Gemeinschaften zunehmen – mit spürbaren Folgen für deren Funktionsfähigkeit.

Für Eigentümer heißt das zweierlei. Erstens: Angebote deutlich unter Marktniveau sind kein Schnäppchen, sondern ein Warnsignal. Zweitens: Die Verhandlungsposition liegt derzeit nicht bei der Gemeinschaft, sondern beim Anbieter – wer die Verwaltung ausschließlich über den Preis auswählt, findet unter Umständen gar keine.

Die zwei Faktoren, die den Preis wirklich bestimmen

Zwei Gemeinschaften mit identischer Ausstattung können unterschiedlich kalkuliert werden, ohne dass eine davon zu teuer wäre. Dahinter stehen zwei nüchterne betriebswirtschaftliche Größen.

1. Die Größe der Gemeinschaft

Eine Eigentümerversammlung dauert nicht kürzer, weil weniger Eigentümer eingeladen sind. Ein Wirtschaftsplan ist bei acht Einheiten nicht schneller aufgestellt als bei achtzehn. Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Beschluss-Sammlung, Versicherungsprüfung, Belegprüfung mit dem Beirat – all das fällt in jeder Gemeinschaft an, unabhängig von ihrer Größe.

Dieser Fixaufwand ist nahezu konstant. Er verteilt sich in einer Gemeinschaft mit acht Wohnungen eben auf acht Einheiten und in einer mit vierzig auf vierzig. Der Satz je Einheit fällt bei kleinen Objekten deshalb zwangsläufig höher aus – nicht, weil sie schlechter behandelt würden, sondern weil dieselbe Arbeit von weniger Schultern getragen wird.

Genau hier liegt auch die Ursache dafür, dass viele Verwaltungen kleine Gemeinschaften inzwischen ablehnen: Ohne ein Mindesthonorar je Objekt lässt sich diese Rechnung nicht darstellen. Ein Anbieter, der eine kleine WEG zum Satz einer großen übernimmt, wird die Differenz an anderer Stelle wieder hereinholen – meist über Sonderleistungen oder über reduzierte Betreuung.

2. Die Entfernung zum Objekt

Der zweite Faktor wird in Angeboten selten benannt, wirkt aber in jeder Kalkulation. Eine Verwaltung, die vor Ort ist, fährt zur Versammlung, zur Belegprüfung, zur Objektbegehung, zum Wasserschaden, zur Bauabnahme. Diese Fahrten kosten Zeit, und Zeit ist der einzige Rohstoff einer Verwaltung.

Für unser Betreuungsgebiet heißt das konkret: Freudenberg liegt von Morsbach aus näher als Hilchenbach oder Netphen, und ein Objekt in Siegen-Weidenau ist anders zu erreichen als eines in Wilnsdorf. Diese Unterschiede fließen in die Kalkulation ein – transparent und nachvollziehbar, statt versteckt in einem Pauschalsatz.

Was wir offenlegen – und warum wir keine Listenpreise veröffentlichen

Wir nennen auf dieser Seite bewusst keine Pauschalsätze. Eine Zahl ohne den zugehörigen Leistungsumfang ist beim Angebotsvergleich wertlos, und eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten in Kreuztal lässt sich nicht mit derselben Zeile kalkulieren wie eine mit vierzig in Geisweid.

Was ein Angebot von uns enthält:

• den vollständigen Leistungskatalog des Grundhonorars – schriftlich, Punkt für Punkt, damit klar ist, wofür gezahlt wird
• jede Leistung, die gesondert berechnet wird, mit konkretem Betrag oder nachvollziehbarem Berechnungsmaßstab
• die Kalkulationsgrundlage: Einheitenzahl, Objektgröße, Entfernung, Zustand und absehbarer Sanierungsbedarf
• die Preisanpassungsregelung im Verwaltervertrag, samt Angabe, wann und in welchem Rahmen erhöht werden kann

Ein Angebot dieser Art erhalten Sie von uns innerhalb weniger Tage nach einem kurzen Gespräch und Einsicht in Teilungserklärung, letzte Jahresabrechnung und den aktuellen Wirtschaftsplan. Es ist so aufgebaut, dass es sich Zeile für Zeile neben die Angebote anderer Anbieter legen lässt.

So machen Sie Angebote vergleichbar

Legen Sie eine Tabelle an und tragen Sie für jedes Angebot dieselben Zeilen ein. Erst dann sehen Sie den echten Preis.

Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen und am schnellsten bereut. Eine Verwaltung, die 200 Kilometer entfernt sitzt, kann ein Angebot günstig kalkulieren, weil sie das Objekt nie betritt. Die Kosten dafür tauchen nur an anderer Stelle auf: in nicht koordinierten Handwerkern, verspätet erkannten Schäden und Beschlüssen, die niemand umsetzt.

Was Eigentümer steuerlich zurückholen können

Ein Teil der über das Hausgeld getragenen Kosten lässt sich in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Nach § 35a EStG können Selbstnutzer 20 Prozent der Arbeitskosten absetzen – bei haushaltsnahen Dienstleistungen wie Hausmeister, Treppenhausreinigung, Winterdienst oder Gartenpflege bis zu 4.000 Euro jährlich, bei Handwerkerleistungen bis zu 1.200 Euro jährlich. Abzugsfähig sind Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material.

Voraussetzung ist eine Bescheinigung der Verwaltung, die diese Anteile getrennt ausweist. Fragen Sie im Angebot ausdrücklich danach: Wird sie unaufgefordert und rechtzeitig zur Steuererklärung erstellt – oder auf Anfrage und gegen Gebühr? Bei einer Gemeinschaft mit dreißig Einheiten ist das ein durchaus relevanter Betrag.

Warum das billigste Angebot selten das günstigste ist

Die Rechnung für eine unterbezahlte Verwaltung kommt nicht als Rechnung. Sie kommt als verspätete Jahresabrechnung, die die Gemeinschaft nicht beschließen kann. Als Beschluss, der zwei Jahre nicht umgesetzt wurde. Als Wasserschaden, der zu spät gemeldet wurde und aus 800 Euro 12.000 macht. Als Sanierung ohne Ausschreibung, bei der ein Vergleichsangebot fünfstellig gespart hätte. Als Zahlungsrückstände, die niemand konsequent verfolgt hat und die am Ende die übrigen Eigentümer tragen.

Fazit: Wie wir im Siegerland kalkulieren

Wir sind eine inhabergeführte Verwaltung mit Büro in Morsbach und betreuen Gemeinschaften im gesamten Siegerland – in Siegen selbst ebenso wie in Freudenberg, Hilchenbach, Wilnsdorf, Neunkirchen, Netphen und Kreuztal. Unser Betreuungsgebiet endet dort, wo wir nicht mehr persönlich vor Ort sein können. 

Diese Grenze ist keine Bescheidenheit, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Kalkulation aufgeht. Wer Anfahrten realistisch einpreist, kann sie auch tatsächlich fahren – zur Versammlung, zur Begehung, zum Schaden am Sonntagabend. 

Sie holen gerade Angebote ein? Wir erstellen Ihnen ein vollständiges Angebot mit Leistungsverzeichnis und stellen es dem Verwaltungsbeirat auf Wunsch persönlich vor.

Häufige Fragen zu den Kosten der Hausverwaltung