Die Hausverwaltung kündigt – was Ihre WEG jetzt tun muss

Ein Schreiben, zwei Sätze, und die Eigentümergemeinschaft steht ohne Verwalter da. Für die Beiräte beginnt damit ein Verfahren mit engen Fristen und einigen Fallstricken, die später teuer werden können. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch den Wechsel – geschrieben für Gemeinschaften in Siegen, Kreuztal, Freudenberg und dem übrigen Siegerland.

Die Lage ist kein Einzelfall. Der Verband der Immobilienverwalter erhebt jährlich, wie sich der Markt entwickelt, und die Zahlen sind eindeutig: Ein erheblicher Teil der Verwaltungen hat inzwischen eine Mindestgröße eingeführt, unterhalb derer keine Gemeinschaft mehr angenommen wird. Ein weiterer Teil nimmt grundsätzlich keine neuen WEG mehr auf. Rund sieben von zehn Verwaltungen bezeichnen sich selbst als personell überlastet. Für kleine und mittlere Gemeinschaften bedeutet das: Wer erst nach der Versammlung mit der Suche beginnt, sucht in einem Markt, in dem viele Türen bereits zu sind.

Umso wichtiger ist es, den Ablauf zu kennen und die Reihenfolge einzuhalten.

Was rechtlich passiert, wenn der Verwalter aufhört

Zwei Dinge werden in der Praxis oft verwechselt, weil sie zusammen entstehen und zusammen enden – rechtlich aber getrennt zu betrachten sind:

• Das Verwalteramt ist die Organstellung. Sie entsteht durch Beschluss der Eigentümerversammlung und endet mit Ablauf der Bestellungsdauer, durch Abberufung oder durch Amtsniederlegung des Verwalters.
• Der Verwaltervertrag ist der schuldrechtliche Vertrag zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung. Er regelt Vergütung, Leistungsumfang und Laufzeit.

Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Umgekehrt kann auch der Verwalter das Amt niederlegen und den Vertrag nach den vereinbarten Fristen kündigen – häufig zum Ende eines Wirtschaftsjahres.

Der erste Handgriff ist deshalb immer derselbe: Verwaltervertrag heraussuchen und das genaue Enddatum feststellen. Alles Weitere hängt an diesem Datum.

Warum eine WEG ohne Verwalter handlungsunfähig wird

Dieser Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Hat die Gemeinschaft keinen Verwalter, wird sie nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG durch alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten. Das klingt nach einer sauberen Auffanglösung, ist in der Praxis aber ein Stillstand:

• Die Bank akzeptiert keine Verfügung ohne wirksame Vertretung.
• Wartungs- und Versorgungsverträge lassen sich nicht verlängern oder kündigen.
• Handwerker bekommen keinen wirksamen Auftrag – auch nicht im Schadensfall.
• Hausgeld kann nicht mehr geordnet eingezogen werden.
• Die Jahresabrechnung wird von niemandem erstellt.

Findet sich keine Verwaltung, bleibt am Ende nur der Weg über das Gericht: Jeder Eigentümer hat gegenüber der Gemeinschaft einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG) und kann die Bestellung eines Verwalters gerichtlich durchsetzen. Das dauert Monate und kostet die Gemeinschaft Geld, das sie besser in die Erhaltungsrücklage gesteckt hätte.

Kurz: Die Lücke zwischen altem und neuem Verwalter sollte null Tage betragen.

Schritt für Schritt zum neuen Verwalter

1. Frist bestimmen und rückwärts planen

Ausgehend vom Vertragsende rückwärts rechnen. Realistisch sind:

Wer weniger als drei Monate Vorlauf hat, sollte parallel arbeiten statt nacheinander.

2. Angebote einholen

Achten Sie beim Vergleich nicht nur auf den Preis je Einheit, sondern darauf, was im Grundhonorar enthalten ist und was gesondert berechnet wird. Wie sich Angebote sauber vergleichen lassen, haben wir in einem eigenen Beitrag aufgeschlüsselt.

3. Versammlung einberufen

Ist noch ein Verwalter im Amt, beruft er ein. Ist keiner mehr da oder verweigert er die Einberufung, kann nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist beträgt mindestens drei Wochen.

Der Tagesordnungspunkt sollte präzise formuliert sein – „Verschiedenes" trägt keine Verwalterwahl.

4. Beschluss fassen

Gewählt wird mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Ein Anwesenheitsquorum gibt es seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr – die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Erschienenen beschlussfähig.

Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre.

Ein sauberer Beschluss enthält beides: die Bestellung der Verwaltung für einen konkreten Zeitraum und die Ermächtigung des Verwaltungsbeirats, den Verwaltervertrag zu den Konditionen des vorliegenden Angebots abzuschließen. Fehlt der zweite Teil, ist die Verwaltung bestellt, aber ohne Vertrag – eine unnötige Baustelle.

5. Zertifizierung prüfen

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird. Die Zertifizierung wird vor der Industrie- und Handelskammer abgelegt und weist rechtliche, kaufmännische und technische Grundkenntnisse nach.

Es reicht nicht, dass ein Unternehmen „zertifizierte Mitarbeiter" bewirbt. Lassen Sie sich den Nachweis für die Person zeigen, die Ihre Gemeinschaft betreut und Ihre Versammlung leitet.

Die Übergabe – hier entstehen die eigentlichen Schäden

Der Beschluss ist gefasst, und viele Gemeinschaften halten die Sache damit für erledigt. Tatsächlich beginnt jetzt der Teil, in dem Geld verloren geht.

Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Herauszugeben sind unter anderem:

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• die vollständige Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
• Versammlungsprotokolle der letzten Jahre
• sämtliche laufenden Verträge: Versicherung, Wartung, Hausmeister, Energie, Messdienste
• Bankunterlagen, Kontoauszüge, Nachweis der Erhaltungsrücklage
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte nach § 28 Abs. 4 WEG
• Handwerkerrechnungen und Gewährleistungsunterlagen
• offene Forderungen gegen einzelne Eigentümer mit Belegen

Klären Sie schriftlich, wer welche Abrechnung erstellt. Der Streit darüber, ob der ausscheidende oder der neue Verwalter die Jahresabrechnung für das laufende Wirtschaftsjahr schuldet, ist einer der häufigsten Übergabekonflikte überhaupt. Er lässt sich mit zwei Sätzen im Übergabeprotokoll vollständig vermeiden – und ohne diese zwei Sätze zieht er sich über ein Jahr.

Die Konten laufen auf die Gemeinschaft. Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst rechtsfähig und damit Kontoinhaberin. Es wird also keine Kontoauflösung nötig, sondern lediglich die Verfügungsberechtigung umgeschrieben. Trifft die alte Verwaltung eine andere Aussage, sollten Sie genau hinsehen.

Und ein Hinweis, der sich auszahlt: Beschließen Sie die Entlastung der ausscheidenden Verwaltung nicht, bevor die letzte Jahresabrechnung geprüft ist. Die Entlastung wirkt wie ein Verzicht auf noch unbekannte Ansprüche. Einmal beschlossen, ist sie kaum zurückzuholen.

Fazit: Was das für Gemeinschaften im Siegerland bedeutet

Der regionale Markt ist klein. Viele überregionale Anbieter betreuen Objekte in Siegen, Kreuztal oder Hilchenbach von weit entfernten Standorten aus – mit dem bekannten Ergebnis: Rückrufe dauern, Handwerker werden nicht koordiniert, niemand kennt das Haus.

Wir verwalten aus Morsbach heraus im gesamten Siegerland und sind in rund 30 Minuten vor Ort – in Siegen, Freudenberg, Hilchenbach, Wilnsdorf, Neunkirchen, Netphen und Kreuztal. Unser Grundsatz: Wir übernehmen nur, was wir tatsächlich erreichen und persönlich betreuen können. Das begrenzt unser Wachstum, sichert aber die Betreuung derjenigen, die bereits bei uns sind.

Wenn in Ihrer Gemeinschaft ein Wechsel ansteht, sprechen Sie uns an, bevor die Versammlung einberufen wird. Wir erstellen Ihnen ein vergleichbares Angebot mit Leistungsverzeichnis und stellen es dem Verwaltungsbeirat auf Wunsch persönlich vor.

Häufige Fragen zum Wechsel der Hausverwaltung